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07.02.2019

Interview: „Wer kein Legal-Operations-Team hat, kann nicht besser werden“

Nur 13 Prozent der deutschen Rechtschefs können auf ein Legal Operations-Team zugreifen. Dr. Dirk Gasse ist einer von ihnen. Er ist bei dem Halbleiter-Hersteller Global Foundries für die Rechtsgeschäfte aller Produktionsstandorte weltweit verantwortlich und berichtet in dieser Funktion an den General Counsel in Santa Clara, Kalifornien. Vor rund zwei Jahren ernannte die globale Rechtsabteilung mit Ashley Castle eine Legal Operations-Managerin. Gasse stand der Idee anfangs skeptisch gegenüber, inzwischen ist er begeistert.

Dirk Gasse

Dirk Gasse

JUVE: Wie hat sich Ihr Arbeitsalltag verändert, seitdem es in der Rechtsabteilung von Global Foundries die Legal Operations Managerin gibt?
Dr. Dirk Gasse: Vor allem ist ein großer Teil meiner administrativen Aufgaben weggefallen. Ich muss mich nun zum Beispiel nicht mehr so oft mit der Finanzabteilung über Budgetfragen abstimmen oder mich jedes Jahr in immer neue Vorgaben des Performance Managements einarbeiten, wenn die Personalgespräche anstehen. Das spart sehr viel Zeit. Außerdem muss ich mich weniger um die Zusammenarbeit mit Kanzleien kümmern. Somit kann ich mich mehr mit Großprojekten beschäftigen und mich häufiger mit meinem Team auf der ganzen Welt austauschen. Das tut gut, denn das ist vorher viel zu kurz gekommen.

Wer hatte die Idee, eine Legal Operations Managerin einzustellen?
Das waren ganz eindeutig meine amerikanischen Kollegen. Sie kannten die Funktion aus anderen Unternehmen, in denen sie bereits gearbeitet hatten. Schließlich sind Legal Operations-Teams in den USA schon viel verbreiteter als hierzulande. Deshalb war es uns auch wichtig, dass eine Amerikanerin die Position übernimmt.

Waren Sie direkt begeistert von der Idee?
Wir haben alle sehr lange überlegt, ob wir den Schritt gehen sollen oder nicht. Wir zweifelten, ob wir tatsächlich genug Aufgaben hätten, die eine Person komplett auslasten können. Deshalb legten wir die Stelle zunächst auf Legal Operations und Compliance aus. Heute können wir sagen: Die Entscheidung für die neue Position war richtig. Das zeigt sich auch daran, dass die Legal Operations Managerin gar keine Zeit für Compliance-Aufgaben hat.

Warum war die Entscheidung richtig?
Die Legal Operations Managerin entlastet unsere Juristen deutlich. Zudem sind wir viel effizienter geworden, weil unsere Prozesse nun einfacher und besser sind. Außerdem sparen wir Geld: Unsere Ausgaben für externe Anwälte, die sich pro Jahr auf einen zweistelligen Millionenbetrag belaufen, sind erheblich gesunken.

Warum?
Zum einen, weil die Inhouse Counsel nun mehr Zeit für juristische Themen haben und sich auch nur noch mit Dingen beschäftigen, die auch wirklich niemand anderes machen kann. Beispiel: Vertraulichkeitsvereinbarungen. Vorher war es so, dass sich die operativen Kollegen bei uns gemeldet haben, wenn sie eine solche Vereinbarung brauchten, unser Paralegal-Team hat sich dann darum gekümmert. Heute ist der Prozess automatisiert: Die internen Mandanten erstellen ihre Vertraulichkeitsvereinbarung anhand eines Musters einfach selbst. Solange nicht verhandelt wird, haben wir mit der Sache nichts zu tun. Das verschafft uns Luft für wichtigere Dinge.

Und zum anderen?
Zum anderen haben wir Kosten für externe Anwälte gespart, weil die Kanzleien nun zentral von der Legal Ops Managerin betreut werden. Das heißt, sie hat den Überblick darüber, welche Kanzlei wie oft beauftragt wird und wie genau welche Kanzlei welches Mandat abrechnet. So kann unsere Expertin Vergleiche ziehen und diese bei Preisverhandlungen zugrunde legen, um für uns das Beste heraus zu holen.

Was hat sich noch verändert, seitdem es die Legal Operations Managerin gibt?
Wir haben Google als Kommunikationstool eingeführt. Die Juristen hätten sicher keine Zeit und keine Lust gehabt, sich damit auseinander zu setzen, welche Möglichkeiten diese Software bietet. Sie hat es getan – und nun profitieren wir alle davon. Abgesehen davon, ist die Kommunikation innerhalb der Rechtsabteilung insgesamt viel besser geworden, weil die Führungskräfte alle zwei Wochen ein sehr konstruktives Meeting haben. Wir haben uns zwar auch vorher schon regelmäßig ausgetauscht, aber die Treffen waren wenig strukturiert und nachhaltig. Jetzt ist es so, dass die Legal Operations Managerin vor jedem Treffen Input einsammelt, eine Agenda erstellt und – das ist besonders wichtig – auch nachfasst, ob besprochene Dinge erledigt worden sind. Vorher hat sich aus Zeitmangel darum nicht immer jemand gekümmert.

Sie zeigen sich sehr begeistert von der Funktion Legal Operations. Läuft schon alles optimal?
Nein. Wir machen schon viel, aber wir könnten noch viel mehr machen. Beim Thema Technik zum Beispiel stehen wir noch ganz am Anfang. Bei den Kanzleiausgaben etwa könnten wir noch eine Menge sparen, wenn wir die Rechnungen nicht nur automatisiert auf Fehler und Unstimmigkeiten prüfen, sondern viel umfassender analysieren würden.

Angenommen, Sie würden General Counsel eines anderen Unternehmen werden: Würden Sie hier ein Legal Operations-Team aufbauen?
Auf jeden Fall! Selbst wenn ich nur ein kleines Team zur Verfügung hätte, würde ich die Funktion auf jeden Fall einführen. Denn die Effizienzgewinne, die man durch die Auslagerung von administrativen Aufgaben erzielt, sind riesig. Ein Legal Operations Manager rentiert sich von Anfang an. Eine Rechtsabteilung, die keinen Legal Operations Manager oder kein Legal Operations Team hat, verpasst viele Gelegenheiten, um besser zu werden.

Das Gespräch führte Christin Stender.

Das vollständige Interview mit Dr. Dirk Gasse und alle Ergebnisse der JUVE-Inhouse-Umfrage zum Thema Legal Operations lesen Sie im aktuellen ,Unternehmenspezial‘, der Februarausgabe des JUVE Rechtsmarkt.

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