2020 startete das frisch etablierte Legal-Operations-Team mit dem Projekt eContracts auf Basis der Anwendungsplattform Icertis. Die Projektleitung lag zu Beginn bei Esther Kremer, heute Head of General Counsel Area Excellence.
Die Führung des fünfköpfigen Legal-Operations-Team hat Kremer 2022 an Bianca Neumair übergeben. Zwei Teammitglieder zuzüglich eines Spezialisten aus der IT-Abteilung kümmern sich um das Vertragsprojekt. Das Ziel, das sich Grünenthal gesetzt hat, ist ambitioniert: Abgebildet wird der komplette Lebenszyklus eines Vertrags inklusive aller Prozesse. Das umfasst die Initiierung auf Grundlage von Templates, Vertragsverhandlungen, Unterzeichnung, Nachhalten von Rechten und Pflichten, Beendigung und Archivierung.
Nach einem zwischenzeitlichen ‚Sanity Check‘ und Neustart, wurden mit der ersten Implementierungsrunde global 85 Vertragstemplates ausgerollt, teilweise in fünf Sprachen. Sie bedienen acht zentrale Abteilungen, darunter Recht, Business Development, verschiedene Procurement-Abteilungen sowie Forschung und Entwicklung. Damit ist gut die Hälfte dessen, was das Tool aufnehmen soll, geschafft. In der laufenden zweiten Runde folgen drei weitere Abteilungen und Tochtergesellschaften. Bis die gesamte Grünenthal-Welt erfasst ist, stehen mehrere weitere Runden an.
Drei Schlüsselelemente
Drei Elemente hat Grünenthal identifiziert, die essenziell für die erfolgreiche Einführung von eContract sind. „Ohne das richtige Team geht es einfach nicht“, umreißt Kremer das wohl wichtigste Element. Das gilt nicht nur für das kleine Kernteam. 21 sogenannte Ambassadoren flankieren die Einführung in ihrer jeweiligen Geschäftseinheit. Sie stammen teils aus dem Bereich von General Counsel Dr. Sebastian Köhler, aber überwiegend aus den Fachabteilungen. Die Ambassadoren sind die Schnittstelle zwischen Anwendenden und Projektteam, schulen, geben Feedback der Nutzenden weiter.
Damit sind sie auch entscheidend für das zweite Kernelement, nämlich die unermüdliche Kommunikation und interne Werbung für das Vertragstool. Einen Imagefilm, Poster, Helpdesk sowie zahllose große und kleine Treffen hat das Team aufgesetzt. Dritter entscheidender Faktor war die Nutzung einer Digital-Adoption-Plattform. Dieses Hilfsmittel, eine Art Tool-im-Tool, erleichtert den Nutzenden den Zugang zur neuen Anwendung, führt sie und leistet so letztlich ebenfalls einen wichtigen Beitrag zu einer höheren und schnelleren Akzeptanz bei den Anwendenden.
Noch ist das Team nicht am Ziel und arbeitet täglich an der Optimierung. Aber: Mit jeder Implementierungsrunde und jeder Verbesserung geht der nächste Schritt ein bisschen schneller.
Ihr Contract-Lifecycle-Management-System haben Esther Kremer und Bianca Neumair auf der 5. Legal Operations Konferenz von JUVE und der NWB Akademie vorgestellt. Sie fand vom 15.-16. Juni 2023 in Sulzbach bei Frankfurt am Main statt.
