JUVE: Sie haben zuletzt nach einem Tool gesucht, um Ihre Ausgaben für externe Kanzleien zu überwachen. Sind Sie fündig geworden?
Dr. Sascha Grimm: Leider nicht so richtig. Es gibt zwar einige Anbieter, die Software für Legal Spend Management anbieten. Aber diese Tools eignen sich vor allem bei der Beauftragung von großen Kanzleien, wo eine Anbindung an die Standard-ERP-Software kein Problem ist. Zudem muss sich der Einsatz eines solchen Tools auch erst einmal amortisieren, was in größeren Rechtsabteilungen sicher schneller möglich ist.
Wonach haben Sie genau gesucht?
Wir wollten ein Tool, das uns darstellen kann: Wie viel unseres jährlichen Budgets geben wir für welche Kanzlei und für welches Rechtsgebiet aus? Und: Wie verteilen sich die Ausgaben auf die Arbeit von Partnern und Associates? Kurz gesagt: Wer bekommt welchen Teil unseres Budgets und wo lässt sich etwas optimieren?
Wie haben Sie sich geholfen?
Am Ende haben wir uns unser eigenes Legal-Tech-Tool gebastelt. Die Basis dafür ist eine Excel-Tabelle. Der interne Aufwand war überschaubar, trotzdem liefert sie uns genau die Ergebnisse, die wir brauchen. Die Kanzleien tragen in die Tabelle am Monatsende ein, wer wie viele Stunden in welchem Rechtsgebiet tätig war und wie viel sie dafür abrechnen. Wir führen das zusammen und können daraus dann unsere Schlüsse ziehen.
Zum Beispiel?
Uns wird zum Beispiel schnell klar, wie die Partnerrolle in den einzelnen Kanzleien aussieht. Bei Commodity-Arbeit mandatiere ich nämlich lieber solche Kanzleien, die die Partner schlank einsetzen. Nur das ist in der Regel effizient.
Helfen Ihnen die Zahlen auch bei den Budget- und Personalverhandlungen mit dem Vorstand? Schließlich ist Ihr Team mit zwei Volljuristen sehr klein.
Ja, in der Tat. Mit den Erkenntnissen, die unser Tool liefert, können wir dem Vorstand zeigen, wofür genau wir unser Budget ausgegeben haben. Schließlich kaufen wir jährlich eine hohe Anzahl an Beraterstunden ein. Wenn es sich bei einem Rechtsgebiet dauerhaft ballt, haben wir das beste Argument für eine Neueinstellung in diesem Bereich. Zudem hilft es uns bei den Verhandlungen mit den Kanzleien. Und wir sehen auch, ob wir mehr aus Kapazitätsgründen ausgelagert haben oder wegen fehlender Expertise.
Haben Sie schon weitere Legal-Tech-Tools selbst gebastelt?
Bislang noch nicht. Mir fehlen einfach die Ressourcen, um das nebenbei zu machen. Aber ich hätte gerne ein Tool, um die Mandatsvergabe zu vereinfachen. Der Einkauf drängt darauf, dass stets der beste Lieferant gewählt wird, das gilt grundsätzlich auch für Anwälte. Allerdings fällt der Nachweis schwer, wenn nicht vor jeder Vergabe mehrere Angebote eingeholt werden können. Das ist nur selten darstellbar. Ich habe leider noch nicht das Passende gefunden. Aber ich suche weiter.
Haben Sie noch mehr auf dem Wunschzettel?
Ja. Wir wollen mit unseren Lieferanten verschiedene neue Rahmenverträge aushandeln. Das summiert sich auf 800 Verträge, die ich nicht selbst stemmen kann; externe Kanzleien dafür zu beauftragen ist zu teuer. Deshalb wünsche ich mir ein Tool, das mir diese Verhandlungen jedenfalls teilweise abnimmt. Ich würde dem Tool gerne einen Verhandlungsspielraum einrichten, in dem es sich bewegen kann – und dann könnte der Lieferant einfach mit der Software seinen Vertrag mit uns aushandeln. Er wäre zufrieden, weil für ihn wichtige Punkte berücksichtigt werden und wir wären es auch, weil sich der Vertrag bei minimalem Verhandlungseinsatz in einem vorgegebenen Rahmen bewegt.
Das Gespräch führte Christin Stender.
