azur: Herr Langbehn, Sie haben die Hand auf dem Budget für externe Rechtsberatung und spornen Ihre Kollegen immer wieder zu Eigenleistung an. Warum wurde die Position des Legal Spend Managers in der Rechtsabteilung etabliert?
Matthias Langbehn: Getrieben wurde die Entwicklung von der wirtschaftlichen Situation des Konzerns. Wie viele andere Unternehmen muss sich auch die Lufthansa ökonomischer aufstellen. Dafür wurde ein Zukunftsprogramm entwickelt, das alle Abteilungen dazu anhält, Kosten zu reduzieren. Ein Teil dieses Zukunftsprogramms ist es, die externen Rechtsanwaltskosten des Konzerns zu messen, zu kanalisieren, übergreifend zu koordinieren und dadurch Kosten zu senken.
Wie genau setzen Sie diese Aufgabe um?
Als Legal Spend Manager kanalisiere ich die notwendigen Mandatierungen auf eine geringere Anzahl von Partnerkanzleien. Dadurch fokussieren wir uns letztlich auf weniger Kanzleien, die mehr Mandate von uns bekommen. Das schlägt sich zum einen in den Stundensätzen nieder. Zum anderen merken wir: Je besser wir die Kanzleien kennen, desto reibungsloser arbeiten wir zusammen.
Welche Werkzeuge helfen der Rechtsabteilung bei der möglichst kosteneffizienten Mandatierung?
Wir haben ein sogenanntes Matter-Managementsystem entwickelt, das zeigt: Welche Kanzleien haben wir in unserem Pool? Welche finden wir interessant? Mit welchen möchten wir die Zusammenarbeit weiter ausbauen? Hier sind auch Stundensätze und die Hauptansprechpartner der Kanzleien hinterlegt. Aus diesem Bestand wählt jeder Inhouse-Counsel, der einen externen Rechtsberater mandatieren möchte, eine Kanzlei aus.
Wie beeinflusst das die Arbeit der einzelnen Syndizi?
Vor der Mandatierung muss jeder Inhouse-Counsel genau angeben, für welche Gesellschaft er mandatiert, in welchem Land und in welchem Rechtsgebiet. Das System zeigt an, welche Kanzleien infrage kommen. Wenn dem Inhouse-Counsel keine der angezeigten Kanzleien passend erscheint, kann er in dem System eigenständig eine neue Kanzlei anlegen, inklusive Stundensätzen et cetera. Zudem muss er die erwarteten Anwaltskosten angeben. Anschließend werde ich vom System benachrichtigt, dass ein Kollege eine externe Kanzlei mandatieren möchte. Ich prüfe dann, ob dieser Vorgang sinnvoll ist. Gleichzeitig erhält auch der für den Inhouse-Counsel zuständige Direktor eine E-Mail von dem System zur Freigabe.
Das heißt, ein Inhouse-Counsel kann keine Alleingänge unternehmen?
Nein. Es ist immer vorgesehen, dass der zuständige Direktor die Entscheidung mitträgt. Der Legal Spend Manager muss immer dann zusätzlich zustimmen, wenn ein gewisses Budget pro Mandat überschritten oder eine neue Kanzlei ausgewählt wird. Das gibt mir systemisch die Möglichkeit, einzugreifen und mit dem Inhouse-Counsel zu besprechen, ob vielleicht auch eine andere Kanzlei infrage kommt. Das kann aus übergeordneten Gründen sinnvoll sein.
Inwiefern kann das Unternehmen dadurch die Kosten besser kontrollieren?
Alle von uns mandatierten Kanzleien mit all ihren entsprechenden Mandaten befinden sich in der Datenbank. Dadurch wissen wir, in welchem Land und in welchem Rechtsgebiet wir schon eine Kanzlei mandatiert haben – und zu welchen Stundensätzen. Gleichzeitig haben wir eine Übersicht über sämtliche Rechnungsbeträge, die anfallen und bezahlt wurden – nach Rechtsgebiet, nach Kanzlei, nach Land. Insofern habe ich auf Knopfdruck eine hervorragende Kostenübersicht.
Sie nehmen also eine Schnittstellenfunktion zwischen Rechtsabteilung und Einkauf ein?
Genau. Die Tatsache, dass ich als Mitglied der Rechtsabteilung zentral Rechtsdienstleistungen einkaufe, ist etwas Besonderes. Die Mandatierung von Rechtsanwälten ist so speziell, dass man hier als Jurist die besten Ergebnisse erzielt. Gerade in der Bemessung des Erfolges und in der Bemessung, ob die Rechtsdienstleistung ökonomisch erbracht wurde, hat der Jurist den besseren Überblick.
Das Gespräch führte Christin Nünemann.
Das gesamte Interview lesen Sie in der aktuellen Ausgabe des azur Karrieremagazins oder online unter www.azur-online.de
